Instituțiile publice sunt definite de numărul mare de persoane care le calcă pragul zilnic în căutarea unei soluții la o problemă. Pe lângă aceste persoane în instituție trebuie luați în considerare și funcționarii și personalul auxiliar care susțin activitatea din locație. Astfel una din principalele provocări cu care se confruntă o instituție publică este asigurarea unui mediu securizat: limitarea accesului persoanelor neautorizate în anumite zone (arhive, birouri administrative, etc.) și diferențierea accesului funcționarilor pe baza cerințelor pe care le au în îndeplinirea sarcinilor de lucru.

Sistemele de carduri de acces sunt cea mai simplă și eficientă soluție de a îndeplini ambele obiective. Bazate pe carduri personalizate, carduri RFID și legitimații de serviciu cu diferite grade de siguranță, scanere pentru coduri de bare și scanare invizibilă (bandă magnetică), sistemele sunt ușor de implementat atât în rândul personalului care activează în incintă, cât și al publicului care are nevoie de serviciile instituției respective.

Implementarea acestor sisteme limitează accesul funcționarilor în anumite zone care au nevoie de un grad sporit de securitate și care nu au legătură cu sarcinile pe care trebuie să le presteze în mod obșinuit și oprește complet accesul persoanelor neautorizate (publicul, contribuabilii, etc.).